[아웃룩] 메일 회수 (Recall) 기능 알아보기

직장인이 가장 심장 떨리는 순간 중 하나가 바로 메일을 잘못 보냈을 때입니다. 넣지 말아야 할 첨부자료를 넣었거나 오타를 검열 안 한 상태로 보냈거나 참조에 들어가면 안 되는 사람에게 보내는 등 여러 이유들이 있을 것입니다. 그러면 생각나는 것이 바로 회수(Recall) 기능인데, 아웃룩에서도 한 번 알아보도록 하겠습니다. 

 

 

목차

 

아웃룩 메일 회수 조건

메일 회수는 바로 받는 사람의 메일함에서 메일을 삭제하거나 수정본으로 바꿔주는 기능을 말합니다. 단 아웃룩에서는 몇 가지 지켜져야 하는 전제 조건이 있습니다. 이 회수 기능 사용 조건이 지켜지지 않으면 실패했다는 알림이 오고 상대방에게데 '회수 시도'라는 알림이 뜨니 몰래 지우는 것은 불가합니다. 

조건	설명
보낸 사람 & 받는 사람 모두 Microsoft Exchange 환경 사용	일반 Gmail, Naver 메일 등은 해당 안 됨
상대방이 아직 메일을 읽지 않은 상태	읽음 처리된 경우 회수 불가
받는 사람이 같은 조직(회사 도메인) 내 사용자	외부 수신자에게는 회수 안 됨
아웃룩 데스크탑 앱 사용 중일 것	웹메일/모바일에서는 회수 불가

 

메일 회수 방법 (Windows 기준)

그렇다면 회수 방법은 어떻게 될까요? 생각보다 어렵지 않으니 아래 메뉴를 천천히 따라해보시기 바랍니다.

1. 아웃룩 좌측 하단 메뉴 → [보낸 편지함] 이동
2. 회수할 메일을 더블 클릭해 새 창으로 엶
3. 상단 메뉴에서 [파일] > [메시지 다시 보내기 및 회수] > [이 메시지 회수] 클릭
4. 아래 중 선택
   • 읽지 않은 사본 삭제
   • 읽지 않은 사본 삭제 후 새 메시지로 바꾸기
5. [확인] 클릭

 

성공률 높이는 방법 및 회수 실패 사례

회수를 성공하려면 몇 가지를 기억해야 합니다. 자칫 회수가 안되어 자꾸 실수하는 사람으로 비춰질 수 있으니 조심하시기 바랍니다.

 

• 메일 발송 후 즉시 회수 시도할 것
• 메일 제목이 민감하거나 첨부파일 빠졌을 경우에는 수정본으로 교체 발송 선택
• 자동 읽음 표시 기능이 켜진 조직이라면 회수 성공률 낮아짐

 

참고로 이런 경우는 회수가 실패됩니다. 

 

• 받는 사람이 이미 메일을 열어본 경우
• 받는 사람이 Exchange 서버가 아닌 일반 이메일 사용하는 경우
• 회수된 메일이 스팸함 또는 규칙에 의해 자동 분류된 경우

 

추가로 알면 좋은 팁

회수는 절대적인 기능이 아닙니다. 실패 가능성이 있기 때문에 처음부터 '지연 전송' 기능을 설정해두면 좋습니다. 예를 들어 메일 발송 버튼을 눌렀지만 바로 가는 것이 아니고 한 번 더 검토해 볼 수 있게 1~2분 정도 지연 발송되도록 조건을 달아준다면 설령 실수가 있더라도 그 사이에 회수할 시간이 생깁니다. 아래와 같이 업무 효율의 차이가 생기니 살펴보세요. 

기능	회수	예약 전송
사용 시점	메일 보낸 후	메일 보내기 전
신뢰도	중간 (조건 많음)	높음
추천 상황	급히 잘못 보냈을 때	평소 실수 방지용

 

 

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