[아웃룩] 회의 초대장 보내는 방법 (링크, 시간대, 응답 추적)

직장인이 회사에서 하루 중 가장 많은 시간을 보내는 것이 무엇일까요? 요즘은 줄었다고 하지만, 그래도 빠질 수 없는 것이 바로 회의입니다. 회의를 주관하는 입장이 되면 관련 담당자들에게 회의 초대 일정을 보내곤 하는데 실수도 해보신 경험이 있을 것입니다. 잘못된 시간 설정, 링크 누락, 회신 요청 누락 등 업무의 비효율까지 이어지게 됩니다. 그래서 이번엔 아웃룩에서 회의 초대를 보다 정확하고 효율적으로 보내는 방법을 소개해보겠습니다. 

 

 

목차

 

회의 링크 자동 삽입 (Teams, Zoom)

링크를 자동으로 설정해 두면 회의에 누락 혹은 꼭 필요한 인원이 시간대를 못 지켜 참석하게 될 확률이 줄어듭니다. 특히  화상회의나 커뮤니케이션 용도로 많이 사용하는 Microsoft Teams 또는 Zoom을 연동해두면 초대 시 자동 삽입될 수 있습니다. 회의 링크 자동 삽입 방법을 알아보겠습니다. 

 

• Outlook에서 새 회의 만들기 클릭
• 상단 메뉴에서 [Teams 회의] 또는 [Zoom 회의] 버튼 클릭
• 회의 본문에 자동으로 접속 링크가 생성됨
• 링크 누락 방지 + 참가자 클릭 한 번으로 참여 가능

 

시간대(Time Zone) 확인 후 초대

외국계 기업에서 많이 발생할 수 있는 일이며, 혹 담당자가 해외 출장을 가있을 때 해당 지역에 시간대를 잘못맞춘 경험도 있을 수 있습니다. 이 방법을 활용하시면 실수를 줄일 수 있습니다. 

 

• 참석자가 다른 지역에 있다면 시간대 설정은 필수
• 일정 창 → [시간대 표시] 체크
• 상대 시간 기준으로 자동 변환되어 오해 방지

 

간략히 시간대도 확인하게끔 정리해보았습니다. 썸머타임 적용되면 1시간 씩 앞당겨질 수 있습니다. 참고하시기 바랍니다.

국가	주요 도시	시간대(표준시)	시차	현재시간대 예시 (썸머타임 미적용)
🇰🇷 한국	서울	KST (UTC+9)	±0시간	오후 2시 → 오후 2시
🇺🇸 미국	뉴욕	EST (UTC-5)	-14시간	오후 2시 → 오전 12시
🇺🇸 미국	로스앤젤레스	PST (UTC-8)	-17시간	오후 2시 → 전날 오후 9시
🇬🇧 영국	런던	GMT (UTC+0)	-9시간	오후 2시 → 오전 5시
🇩🇪 독일	베를린	CET (UTC+1)	-8시간	오후 2시 → 오전 6시
🇦🇺 호주	시드니	AEST (UTC+10)	+1시간	오후 2시 → 오후 3시
🇯🇵 일본	도쿄	JST (UTC+9)	±0시간	오후 2시 → 오후 2시
🇸🇬 싱가포르	싱가포르	SGT (UTC+8)	-1시간	오후 2시 → 오후 1시

 

 

응답요청 활성화

응답리스트는 일정에서 [참석자 추적] 탭에서 확인 가능합니다. 예상 참석자 수가 중요한 회의라면 이 기능이 필요합니다. 

회의 참석 추적 기능을 통해 참석 및 불참 여부를 사전에 파악할 수 있고, 응답이 없는 경우 리마인드 메일을 보내기 용이합니다. 

 

• 초대장 상단 → [응답 요청] 체크박스가 있는지 확인
• 참석/불참/미정 응답을 모두 추적 가능
• 응답이 안 온 인원에게는 자동으로 리마인드 메일 보내기 가능

 

회의 제목과 내용 명확히 하기

제목을 길고 어렵게 사용하기 보다 짧고 명료하게 보내는 것이 좋으며 가급적 일정(날짜, 시간)과 목적을 넣어주시면 보는 사람들도 편합니다. 그리고 본문에는 회의의 어젠다, 첨부 자료, 사전 준비 및 요청사항을 미리 넣어주시면 좋습니다.  예시를 한 번 보겠습니다.

항목	예시
제목	[주간 회의] 마케팅 캠페인 진행 현황 공유
시간	2025년 4월 12일 (금) 오후 3시~4시
위치	Teams 온라인 회의
본문 내용	안건 리스트, 문서 링크, 발표 순서 등 명시

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