[워드 PDF 변환] 서식 깨짐 원인과 대처법 알아보기

회사에서 보고서를 작성하는 것은 일상입니다. 그런데 갑자기 '외부 제출용으로 PDF 파일로 변환하여 보내주세요'와 같은 

요청을 받고 변화했더니 페이지가 보이지 않거나 줄 간격이 내가 작성한 것과 달라 혼동이 오신 적이 많을 것입니다. 특히 표와 같은 서식이 많이 깨져버리는데, 이 문제의 원인과 대처 방법을 알아보겠습니다. 

 

 

목차

• 서식이 깨지는 이유
• 해결방법 - PDF 파일 변환 전 확인해야할 사항
• 실무자에게 필요한 팁
• 함께 보면 좋은 글

 

서식이 깨지는 이유

자주 발생하는 문제 유형은 다음과 같습니다. 많은 직장인들이 이러한 사례로 불편함을 느낄때가 많고 업무 속도가 저하되곤 합니다. 

• 글꼴이 바뀌거나, 글자가 이상하게 보임
• 줄 간격, 여백이 달라짐
• 이미지, 도형 위치가 어긋남
• 표가 잘리거나 페이지를 넘김
• 문단이 PDF에서 다른 페이지로 밀림

그렇다면 위 현상들의 원인은 무엇일까요? 크게 4가지 이유로 볼 수 있습니다. 

1. 사용한 글꼴이 내 컴퓨터에는 있지만, PDF 뷰어에는 없는 경우
2. 상대적으로 해상도 낮은 이미지 사용 or ‘상대 위치’ 설정 사용
3. ‘페이지 레이아웃 고정’ 설정이 안 되어 있는 경우
4. PDF 변환 방식 차이 – ‘저장’ vs ‘인쇄’ 방식의 차이

 

해결방법 - PDF 파일 변환 전 확인해야할 사항

그렇다면 원인을 알았으니 해결 방법을 찾아보겠습니다. 4가지 원인에 대한 해결책을 다음과 같이 정리해 보겠습니다. 

 

(1) 글꼴 포함 설정하기

     (사용한 폰트가 PDF 함께 저장되어 깨짐 확률 저하)

1. 워드 상단 메뉴 → [파일] → [옵션]
2. 왼쪽에서 [저장] 클릭
3. 하단에 있는
4. "파일에 글꼴 포함" 체크
   "사용된 문자만 포함"도 함께 체크 (파일 용량 줄이기)
5. 저장 후 PDF로 변환

(2) '다른 이름으로 저장'이 아닌 ‘인쇄(PDF로 출력)’ 방식 사용

     (실제 인쇄와 유사한 레이아웃으로 PDF 생성)

1. 워드 → [파일] → [인쇄]
2. 프린터 선택에서 [Microsoft Print to PDF] 선택
3. 저장할 위치와 파일명 지정 후 저장

(3) 이미지/표 위치 설정은 '절대 위치' 또는 '고정' 

     (문서 내 개체들이 상대위치에 있으면 PDF 변환 중 위치가 변할 수 있음)

 

1. 이미지를 삽입한 경우

• 이미지 우클릭 → [레이아웃 옵션] → [텍스트와 함께 이동] 해제
  또는 [절대 위치 고정] 사용

2. 표의 경우

• 표 속성 → 정렬 방식(왼쪽/가운데/오른쪽) 명확히 설정

(4) 여백/페이지 설정 미리 조정 

• [레이아웃] 탭
• 여백, 종이 크기, 문단 간격 등을 원하는 값으로 설정
• ‘자동 맞춤’ 설정은 꺼주는 것이 서식 고정에 더 유리함

 

실무자에게 필요한 팁

상황별로 적절히 사용할 수 있는 팁을 몇 가지 제공해드립니다. 아래 내용을 보시고 업무에 활용하시면 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있을 것입니다. 

상황추천	해결법
외부에 제출할 보고서	글꼴 포함 + 인쇄 방식 PDF 변환
서식이 자꾸 어긋날 때	텍스트 상자/표에 고정 위치 설정
문서 양이 많은 경우	인쇄 미리보기로 페이지 맞춤 확인
다른 사람과 협업할 경우	PDF 전 보내기 전에 본인도 뷰어로 열어보기 (검수 필수!)

 

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