[아웃룩] 메일 자동 분류 규칙 만드는 방법 쉽게 알아보기

직장인에게 가장 많이 쓰이는 필수 프로그램은 바로 아웃룩(Outlook) 일 것입니다. 많은 기능이 있어 편리한 만큼, 어떤 사람들은 그 기능을 다 알지 못한 채 사용하는 경우가 많습니다. 중요한 메일을 놓치고, 광고나 뉴스레터가 받은 편지함을 꽉 채운 경험들이 몇 번 있으실 텐데, 이 것을 해결해 주는 기능이 바로 메일 자동 분류 규칙입니다. 특정 키워드 및 보낸 이 등을 나눌 수 있어 편리한 기능인데, 사용법을 간단히 알아보도록 하겠습니다. 

 

 

목차

 

왜 자동 분류 규칙이 필요할까

아웃룩의 받은 편지함은 모든 메일이 한 곳에 모이게끔 지정되어있습니다. 하지만 메일 수가 너무 많아지게 되면 중요한 메일을 쉽게 찾아볼 수 없게 됩니다. 이 것은 곧 업무 누락이고, 자꾸 쌓이게 되면 인사평가에도 영향이 미치게 됩니다. 이럴 때 규칙(Rule) 기능을 사용하면 원하는 조건에 따라서 메일이 자동으로 다른 폴더로 이동하게 됩니다. 딱 한 번만 설정해 두게 되면 번거로움을 덜 수 있고 자연스레 메일함은 정돈된 사무실처럼 바뀔 것입니다. 그 예시를 보겠습니다.

 

• 같은 팀 상사에게 온 메일은 ‘중요 메일’ 폴더로 이동
• 협력사 메일은 ‘협력사’ 폴더로 이동
• 제목에 ‘보고서’가 들어간 메일은 ‘자료함’으로 이동

 

보낸이 기준으로 메일 자동 이동하는 방법

만일 특정 팀 또는 특정인에게 오는 메일만 따로 보고 싶다면 아래와 같이 규칙을 만들면 됩니다. 자연스럽게 메일이 분류될 것입니다. 

 

설정 방법 (아웃룩 데스크톱 기준)

1. 받은 편지함에서 해당 메일을 오른쪽 클릭
2. [규칙] → [보낸 사람의 메시지를 항상 이동] 클릭
3. 메일을 보낼 폴더 선택
4. ‘확인’ 클릭 

 

제목 및 본문 키워드로 메일 자동 분류하는 방법

메일 내용에 특정 단어가 들어갈 때, 예를 들어 발주서 및 구매서, 계약서 등 주요 키워드로 자동 정리하고 싶으시면 아래와 같이 지정하면 됩니다. 계약서를 기준으로 만들어보겠습니다. 

 

규칙 만드는 방법 (키워드 기준)

1. 상단 메뉴에서 [파일] → [규칙 및 알림 관리] 클릭
2. [새 규칙] → [받은 메시지에 규칙 적용] 선택
3. 조건에서 ‘제목에 특정 단어 포함’ 체크 → 예: ‘계약서’ 입력
4. 수행할 작업: ‘지정한 폴더로 이동’ 선택
5. 원하는 폴더 지정
6. 이름 저장 후 [완료]

 

실무에서 유용한 규칙 예시

조금 더 다양하게 실무에서 사용할 수 있도록 규칙 예시를 정리해 보겠습니다. 이렇게 사용하면 훨씬 간결하게 메일이 정리된 아웃룩을 접하게 될 것입니다. 

규칙	목적설정 조건	이동할 폴더 예
상사 메일 분류	보낸 사람 주소 기준	중요 메일
협력사 메일 정리	@회사도메인.com 포함	협력사
제목에 '견적' 포함	키워드 포함 조건	문서함
뉴스레터/광고 차단	특정 도메인 포함	홍보메일
긴급 메일 분류	제목에 '긴급' 포함	알림/긴급처리함

 

기타 도움되는 실전 팁

만일 규칙이 적용되지 않으면 조건이 제한적이거나 이미 이동된 메일은 적용이 안됩니다. 조건을 조금 더 넓게 설정하시는 것이 필요하고, 기존 메일엔 수동으로 적영해야 합니다. 모바일 앱에서도 규칙이 동일하게 적용되고 규칙이 만약 충돌된다면 [규칙 및 알림] 메뉴에서 순서를 조정할 수 있습니다. 한 번 설정해 두면 10분, 어쩌면 그 시간보다 더 많은 것을 절약할 수 있으니 잘 활용해 보시기 바랍니다. 

 

 

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