아웃룩 받은 편지함 정리 기능 사용법｜중복 메일 한 번에 삭제하는 방법

아웃룩(Outlook)에 받은 편지함이 너무 많아서 정리가 어려웠던 경험이 있을 것입니다. 그러나 ‘받은 편지함 정리(Clean Up)’ 기능을 활용하면, 중복된 대화 내용을 자동으로 정리해 깔끔한 메일함을 유지할 수 있습니다. 이 글에서는 해당 기능의 사용법, 작동 원리, 유의사항까지 쉽게 알아보겠습니다.

 

 

목차

 

아웃룩 ‘Clean Up’ 기능이란?

아웃룩의 '정리(Clean Up)' 기능은 중복된 이메일 대화를 자동으로 삭제해 주는 스마트 정리 도구입니다. 특히 “모두 답장”으로 오고 간 수많은 메일에서 이미 포함된 이전 메시지를 인식해, 읽지 않아도 되는 반복 콘텐츠만 제거해줍니다. 그 예시를 아래와 같이 정리해 보겠습니다.

 

예시 : 

A가 보낸 메일이 있다고 가정할 때, 이것을 B가 답장을 했고, C가 전체에게 다시 답장을 하게 되면 C의 메일 안에는 A와 B의 내용이 이미 포함되어 있을 것입니다. 그럴 때 A와 B의 메일을 자동삭제하고 C의 메일만 남기는 것이라 할 수 있습니다. 

 

 

Clean Up 기능 사용 방법 (단계별 설명)

혹시 위에 예시로 들어드린 내용이 이해가 안 되거나 어렵다면, 오래되거나 크게 필요 없는 메일을 갖고 아래 단계를 따라 실행해 보세요. 그렇다면 금방 이해가 될 수 있습니다. 

 

1. 받은 편지함에서 정리할 대화 선택

• 아웃룩 홈 화면 > 정리(Clean Up) 아이콘 클릭
• 세 가지 옵션 중 선택:
  • 대화 정리(Clean Up Conversation): 하나의 스레드(대화)만 정리
  • 폴더 정리(Clean Up Folder): 현재 폴더 내 중복 메일 정리
  • 폴더 및 하위 폴더 정리(Clean Up Folder & Subfolders): 전체 폴더 단위 정리

2. 삭제 위치 설정

• 기본값: ‘삭제된 항목’ 폴더로 이동
• 변경하고 싶다면:
  • 파일 → 옵션 → 메일 → 정리 옵션에서 사용자 지정 가능

3. 완료

• 클릭 한 번이면 중복 메일이 자동으로 정리되고, 남은 메일만 남게 됨 

 

주의 사항

하지만 좋은 기능일지라도, 언제나 주의해야 할 사항은 있습니다. 대표적인 3가지를 아래에 정리해 보겠습니다. 

항목	설명
완전히 삭제되진 않음	기본 설정상 삭제된 항목 폴더로 이동됨
중요한 첨부파일 주의	첨부파일이 중복 메일에만 있는 경우는 삭제될 수 있음
커스터마이징 추천	‘정리 옵션’에서 제외 조건 설정 가능

 

실무 활용 예시

실제 업무를 볼 경우 아래와 같이 활용해 볼 수 있습니다. 아웃룩의 Clean Up 기능은 의외로 잘 쓰지 않지만, 한 번만 설정해 두면 이메일 정리에 드는 시간과 스트레스를 크게 줄일 수 있습니다. 받은 편지함의 정리가 안되어있다면 지금 바로 정리 버튼을 눌러 깔끔한 아웃룩으로 바꿔보세요. 아래에 아웃룩과 관련된 꿀팁을 더 소개해드리니 같이 참고해 보시기 바랍니다. 

상황	Clean up 효과
팀 전체 회의 메일 주고받을 때	중복된 메일 최소화로 정리
프로젝트 관련 대화 수십건일 때	핵심 메일만 남기고 자동 제거
장기 보관용 메일 정리	불필요한 메일 용량 줄이기 가능

 

 

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