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직장인꿀팁

아웃룩 받은 편지함 정리 기능 사용법|중복 메일 한 번에 삭제하는 방법

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아웃룩(Outlook)에 받은 편지함이 너무 많아서 정리가 어려웠던 경험이 있을 것입니다. 그러나 ‘받은 편지함 정리(Clean Up)’ 기능을 활용하면, 중복된 대화 내용을 자동으로 정리해 깔끔한 메일함을 유지할 수 있습니다. 이 글에서는 해당 기능의 사용법, 작동 원리, 유의사항까지 쉽게 알아보겠습니다.

 

 

 

아웃룩 ‘Clean Up’ 기능이란?

아웃룩의 '정리(Clean Up)' 기능은 중복된 이메일 대화를 자동으로 삭제해 주는 스마트 정리 도구입니다. 특히 “모두 답장”으로 오고 간 수많은 메일에서 이미 포함된 이전 메시지를 인식해, 읽지 않아도 되는 반복 콘텐츠만 제거해줍니다. 그 예시를 아래와 같이 정리해 보겠습니다.

 

예시 : 

A가 보낸 메일이 있다고 가정할 때, 이것을 B가 답장을 했고, C가 전체에게 다시 답장을 하게 되면 C의 메일 안에는 A와 B의 내용이 이미 포함되어 있을 것입니다. 그럴 때 A와 B의 메일을 자동삭제하고 C의 메일만 남기는 것이라 할 수 있습니다. 

 

 

Clean Up 기능 사용 방법 (단계별 설명)

혹시 위에 예시로 들어드린 내용이 이해가 안 되거나 어렵다면, 오래되거나 크게 필요 없는 메일을 갖고 아래 단계를 따라 실행해 보세요. 그렇다면 금방 이해가 될 수 있습니다. 

 

1. 받은 편지함에서 정리할 대화 선택

  • 아웃룩 홈 화면 > 정리(Clean Up) 아이콘 클릭
  • 세 가지 옵션 중 선택:
    • 대화 정리(Clean Up Conversation): 하나의 스레드(대화)만 정리
    • 폴더 정리(Clean Up Folder): 현재 폴더 내 중복 메일 정리
    • 폴더 및 하위 폴더 정리(Clean Up Folder & Subfolders): 전체 폴더 단위 정리

2. 삭제 위치 설정

  • 기본값: ‘삭제된 항목’ 폴더로 이동
  • 변경하고 싶다면:
    • 파일 → 옵션 → 메일 → 정리 옵션에서 사용자 지정 가능

3. 완료

  • 클릭 한 번이면 중복 메일이 자동으로 정리되고, 남은 메일만 남게 됨 

 

주의 사항

하지만 좋은 기능일지라도, 언제나 주의해야 할 사항은 있습니다. 대표적인 3가지를 아래에 정리해 보겠습니다. 

항목 설명
완전히 삭제되진 않음 기본 설정상 삭제된 항목 폴더로 이동됨
중요한 첨부파일 주의 첨부파일이 중복 메일에만 있는 경우는 삭제될 수 있음
커스터마이징 추천 ‘정리 옵션’에서 제외 조건 설정 가능

 

실무 활용 예시

실제 업무를 볼 경우 아래와 같이 활용해 볼 수 있습니다. 아웃룩의 Clean Up 기능은 의외로 잘 쓰지 않지만, 한 번만 설정해 두면 이메일 정리에 드는 시간과 스트레스를 크게 줄일 수 있습니다. 받은 편지함의 정리가 안되어있다면 지금 바로 정리 버튼을 눌러 깔끔한 아웃룩으로 바꿔보세요. 아래에 아웃룩과 관련된 꿀팁을 더 소개해드리니 같이 참고해 보시기 바랍니다. 

상황 Clean up 효과
팀 전체 회의 메일 주고받을 때 중복된 메일 최소화로 정리
프로젝트 관련 대화 수십건일 때 핵심 메일만 남기고 자동 제거
장기 보관용 메일 정리 불필요한 메일 용량 줄이기 가능

 

 

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